¿Cómo manejar el correo electrónico en vacaciones? Vea lo que hacen estos directores ejecutivos

¿Debe revisar el correo electrónico durante las vacaciones o enfrentar un tsunami de mensajes una vez que regrese a la oficina?

Para los trabajadores en guerra con sus bandejas de entrada, ninguna es una gran opción.

Es por eso que muchas personas eligen algo en el medio. Pero incluso monitorear el correo electrónico durante las vacaciones “casi siempre es una mala jugada”, dijo Zachary Weiner, director ejecutivo de la empresa de marketing Emerging Insider Communications.

“Una vez que la Caja de Pandora está abierta, por lo general te encuentras teniendo que responder, apagar incendios, sin querer pasar horas y horas de tiempo”, dijo.

Aún así, alrededor del 84 % de los trabajadores administrativos lo hacen, y más del 70 % clasifican mensajes de tres o más plataformas, como Teams, Slack y WhatsApp, dijo Joe Robinson, consultor de equilibrio entre la vida laboral y personal.

“Todo el mundo está remando como un perro en este maremoto”, dijo. “Estamos haciendo todo mal. Es por eso que todos están tan agotados”.

Robinson lanzó una «Campaña de intervención de correo electrónico» a principios de este mes para hacer frente a problemas como el «pánico de correo electrónico de vacaciones», dijo a CNBC Travel.

Según una encuesta a trabajadores que realizó en abril:

• El 25% se ha saltado unas vacaciones para evitar la acumulación de correos electrónicos al regresar a la oficina.
• El 34% ha acortado sus vacaciones por el mismo motivo
• El 87% está a favor de una política de empresa para desconectar después del trabajo, excepto durante emergencias.

Una empresa que lo está haciendo bien es el Grupo Mercedes-Benz, que permite que los empleados eliminen automáticamente los mensajes de correo electrónico entrantes mientras están de vacaciones, dijo. (Los mensajes de fuera de la oficina también alertan a los remitentes de que los mensajes se han eliminado).

Según Robinson, el 95 % de los encuestados dijo que apoyaría una política similar en sus empresas.

Robinson aconseja a las empresas que creen políticas de correo electrónico definidas, idealmente que otorguen a los trabajadores permiso para no consultar el correo electrónico durante las vacaciones.

Gates Little, director ejecutivo del prestamista estadounidense altLine Sobanco, estuvo de acuerdo y agregó que el liderazgo debería dar el ejemplo.

“Si su jefe siempre está respondiendo correos electrónicos mientras está fuera, ¿no cree que se espera que usted haga lo mismo?” él dijo. “Mientras que un jefe que predique el equilibrio entre el trabajo y la vida personal dará el ejemplo al no responder a los correos electrónicos hasta que regresen”.

1. Rellene las fechas en su respuesta automática «Fuera de la oficina»

Configure una respuesta automática con la cronología de sus vacaciones y los detalles de contacto de un colega para correos electrónicos urgentes, pero actívela unos días antes y después de las fechas de su licencia.

“Cuando extiende su respuesta automática OOO para abarcar los días antes y después de las vacaciones, puede disfrutar de su tiempo sintiéndose menos estresado”, dijo Shawn Plummer, fundador y director ejecutivo de la agencia financiera y de seguros The Annuity Expert.

2. Seleccione un «socio de correo electrónico»

Un «socio de correo electrónico» resuelve dos problemas, dijo Jack Underwood, director ejecutivo de la empresa de software de entrega Circuit. Puede irse con tranquilidad y evitar «una acumulación interminable de correos electrónicos para revisar» a su regreso.

Joe Robinson aconseja a los «socios» abordar solo los correos electrónicos de emergencia, para evitar sobrecargarlos. Y Weiner, de Emerging Insider, recomienda indicarle a su “socio” que envíe un mensaje de texto, no un correo electrónico, para discutir asuntos urgentes.

3. Establecer filtros

Stanislav Khilobochenko, vicepresidente de la empresa de servicios al cliente Clario, usa filtros para distinguir los correos electrónicos urgentes de los irrelevantes. Él dijo: «Configuré tantos filtros como sea posible para que los correos electrónicos que llegan mientras estoy fuera ya estén ordenados por prioridad».

Kim Rohrer, socia principal de personas en la empresa de recursos humanos Oyster, dijo que descubrió su principal consejo profesional por correo electrónico durante su luna de miel de 24 días en 2011.

Establece dos filtros:

• Enviar todo el correo al archivo y marcar como leído
• Envíe todo el correo con «LÉAME» en el asunto a una carpeta especial «LÉAME»

A través de la respuesta automática, notifica a los remitentes que está archivando todos los correos electrónicos durante las fechas de sus vacaciones. Ella remite los correos electrónicos urgentes a un colega, pero pide que los correos electrónicos no urgentes «le gustaría que los lea… a mi regreso» se le reenvíen con «LÉAME» en la línea de asunto.

“Una vez revisé y había recibido más de 3000 correos electrónicos después de unas vacaciones de dos semanas, pero solo tenía cuatro correos electrónicos en mi carpeta de ‘leer más tarde’”, dijo a CNBC Travel, lo que “simplemente demuestra cuánto afecta la falsa urgencia a nuestra cargas de trabajo.”

4. Silenciar notificaciones

Para desconectarse del trabajo, silencie las notificaciones de correo electrónico y los sistemas de mensajería, dijo Christy Pyrz, directora de marketing de la compañía de suplementos Paradigm Peptides.

“Hazte el favor”, dijo ella. «Silenciar las aplicaciones».

Pero el editor de viajes Mrigaa Sethi va un paso más allá. “¡Elimina las aplicaciones! Correo electrónico, Slack, Teams… sé absoluto. No dejes la puerta entreabierta.

Ella dijo que entiende la necesidad de revisar el correo electrónico todos los días para evitar la acumulación de correos electrónicos, pero «me conozco lo suficientemente bien como para que incluso la más mínima noticia haga que mi cerebro se agite».

Si no puede separarse de su bandeja de entrada, siga estos consejos para minimizar el tiempo de correo electrónico:

1. Establecer tiempos designados

David Ly, director ejecutivo de la empresa de tecnología Iveda, que cotiza en Nasdaq, dijo que revisa el correo electrónico todos los días durante las vacaciones.

“Ya sea que esté de vacaciones o no, trato de mantenerme disciplinado, apartando un tiempo específico”, dijo.

Jonathan Zacharias, fundador de la agencia de marketing digital GR0, sugiere hacer “un registro rápido solo una vez al día”.

Y Andrew Meyer, fundador y director ejecutivo del asesor de energía digital Arbor, recomienda elegir entre madrugar o acostarse “para no perderse ninguna actividad diurna”.

2. No responda (si no es necesario)

Los correos electrónicos proliferan como conejos, dijo Joe Robinson. En promedio, cada correo electrónico enviado genera cinco mensajes más, y todos toman tres minutos de su tiempo, dijo.

“Te ahorras 18 minutos con cada correo electrónico que no envías”, dijo.

Y deje de enviar correos electrónicos de una sola línea, como «gracias» y «entendido», dijo. “La gente todavía tiene que abrir eso”.

Para Brian Lee, fundador y director ejecutivo de la empresa de tarjetas deportivas de tecnología Arena Club, no responder a los correos electrónicos durante las vacaciones establece un límite claro. “La gente respetará más tu tiempo”, dijo.

Denise Hemke, directora de productos de la empresa de evaluación de empleados Checkr, dijo que su empresa reserva tiempo para ponerse al día con el correo electrónico después de las vacaciones.

“Pedimos a nuestros empleados que pasen unos días concentrándose únicamente en sus correos electrónicos antes de volver al ritmo de las cosas”, dijo. “Esto los ayuda a ponerse al día de manera rápida y eficiente, sin sentirse abrumados con una bandeja de entrada sobrecargada cuando regresan al trabajo”.

Brian Binke, director ejecutivo de la empresa de reclutamiento The Birmingham Group, dijo que su empresa también asigna tiempo para que los empleados se pongan al día con los correos electrónicos después de los viajes.

“Queremos que nuestra gente se relaje lo más posible cuando esté de vacaciones”, dijo.